3 Tips voor succesvol project governance in een Agile project

Beginnen met Agile development betekent vaak beginnen met onzekerheid: hoe kan ik nu akkoord geven op een budget zonder dat ik exact weet wat ik ga krijgen? Hoe houd ik dan controle op kwaliteit, uitkomst, tijd en budget? Consultant Rudy van Haandel deelt 3 tips en inzichten voor succesvol project governance in Agile projecten. En laat zien waarom onzekerheid zich niet zou moeten richten op budget, maar op wat er functioneel nodig is. Want hoe weet je nu al zeker wat je exact nodig gaat hebben? Is dat al ondersteund door data? Weet je zeker dat je alle informatie en inzichten al hebt opgedaan?

Sprint planning op whiteboard

Agile brengt onzekerheid, maar ook kwaliteit

Door een Agile projectmethodiek krijg je geen einddoel dat in beton is gegoten, maar toewijding van een team om binnen het bestaande budget zoveel mogelijk waarde te creëren. Waarbij ‘waarde’ vooral betekent: de waarde die de oplossing gaat leveren. De keuzes die in dat project worden gemaakt, moeten zorgen dat het budget zo relevant mogelijk wordt ingezet en de eindoplossing doorlopend kan worden bijgestuurd richting het doel. En dat doel kan gedurende het proces ook wijzigen. Door marktontwikkelingen, nieuwe technische inzichten of andere voortschrijdende inzichten. Met een Agile aanpak heb je de mogelijkheid om gedurende het project die wijzigingen naar beste inzicht te kunnen gebruiken om een beter einddoel te halen.

Definitie van een duidelijk projectdoel

Bij ISAAC doen we verschillende development projecten voor verschillende bedrijven. Met veel klanten werken we al jarenlang nauw samen en kunnen we spreekwoordelijk lezen en schrijven. Bij andere bedrijven beginnen we net en zoeken we allebei nog naar de ideale samenwerkingsvorm. Maar waar het in alle gevallen om draait, is de definitie van samenwerking. Voor ons betekent samenwerking: samen werken richting een doel.

Dat doel is soms duidelijk gedefinieerd, maar veel vaker toch nog algemeen. Zoals ‘een nieuwe webshop waar klanten makkelijk kunnen bestellen’ of ‘een API manager om onze diensten gecontroleerd extern te kunnen ontsluiten’. Uiteindelijk wordt zo’n doel verder uitgewerkt in subdoelen en uiteindelijk user stories. Deze zaken moeten worden ondersteund door data en worden getest bij de doelgroep, om zo meer inzicht te krijgen in de benodigde vervolgstappen: waarmee gaan we het best beginnen om de meeste impact te krijgen?

De rol van de Product Owner

De Product Owner is het eerste aanspreekpunt voor ons ontwikkelteam. Hij of zij zorgt er, samen met de projectmanager van ISAAC, voor dat het project goed loopt, iedereen de juiste input aanlevert en dat intern iedereen op de hoogte is. Eigenschappen van een goede Product Owner zijn dus voornamelijk:

  • Een inhoudelijk goede visie op de markt;
  • Sterk zijn in het maken van projectkeuzes;
  • Sterk in de schoenen staan en keuzes kunnen verantwoorden;
  • Goed zijn in stakeholder management, zodat alle belangen goed worden behartigd.

Daarvoor kun je bijvoorbeeld het RACI-model gebruiken. Daarin worden rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken personen weergegeven.

Wanneer er aan klantzijde een ervaren, door de wol geverfde Product Owner zit, maakt dat veel zaken eenvoudiger rond onder andere communicatie, project velocity en beslissingen. Maar wanneer de kennis vooral inhoudelijk is en niet op een Agile projectaanpak, dan kunnen we daar bij ISAAC ook op sturen met extra inzicht en ondersteuning.

Project governance en communicatie geven inzicht

Het is belangrijk dat er in een Agile project commitment is van een vaste Product Owner bij de klant, die de materie begrijpt én beslissingen kan nemen over de ontwikkelrichting. Dat zorgt ervoor dat er niet onnodig tijd wordt verloren door langdradige beslissingen, waardoor het team momentum verliest. Dat soort keuzes zijn overigens zelden technische keuzes, maar wel een projectinhoudelijke keuzes waar de eindklanten voordeel aan hebben. Uiteraard ondersteund door datagedreven testen.

Samen met doorlopende communicatie en rapportage, heeft de Product Owner de controle over het budget en projectvoortgang. Bij ISAAC is er een drieluik aan governance momenten, die volledig zijn ingeweven in de werkwijze van onze organisatie:

  • Operationeel inzicht: dagelijks is er een stand-up met het team van ISAAC, waar de Product Owner geregeld bij aansluit. Daarnaast is er altijd direct contact met het ontwikkelteam wanneer dat nodig is. Er is wekelijks, op een vast moment, overleg tussen het projectteam en de Product Owner. In dat overleg wordt gekeken wat er afgelopen week is uitgevoerd en wat er voor de komende week gepland staat. Daarmee behouden beide partijen grip en controle.
  • Tactische richting: beslissingen en keuzes worden vastgelegd in een maandelijkse rapportage. Projectvoortgang en mogelijke risico’s worden vastgelegd met RAG-indicatoren. RAG staat voor Red, Amber en Green (rood, oranje en groen), de kleuren van een verkeerslicht. Hiermee kan direct visueel worden aangegeven wat de status van een onderwerp is. Veelal hebben deze indicatoren betrekking op planning of kosten. Met een bepaalde (te verwachten) overschrijding gaat de status naar Amber of zelfs Red. Verder worden in het maandelijkse rapport ook alle risico's en bijbehorende mitigatie opgenomen. Het rapport wordt doorlopend aangevuld en maandelijks besproken in een ‘steering call’. In dit overleg wordt de rapportage doorlopen met uiteraard extra aandacht voor mogelijke Amber of Red statussen. Bij dit overleg is altijd management of directie van de klant aanwezig. Zo weten we zeker dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van de status en voortang van het project.
  • Strategische focus: één keer per jaar komen management, het team van ISAAC en de klant bij elkaar om strategisch te kijken naar doelen en de richting. Nieuwe, omvangrijke projecten worden besproken en beider visies op IT, digitaal en strategie worden gedeeld.

Governance en rapportage bieden sturing naar succes

De maandrapportage geeft houvast voor het management om goed inzicht te kunnen krijgen en daarop te kunnen sturen. Voor het dagelijkse projectteam mogen hier eigenlijk geen verrassingen in staan. Zij zijn immers al op de hoogte. Maar juist omdat dat team veel bezig is met de dagelijkse operatie en huidige Sprint, helpt de maandelijkse rapportage met inzichten voor de middellange termijn. En dat vinden wij belangrijk voor een succesvol project.

Via de genoemde RAG-indicatoren wordt snel en duidelijk inzichtelijk gemaakt waar het project staat op planning, budget, functionaliteit, externe afhankelijkheden, risico’s en meer. Hoeveel budget en uren zijn er nog over voor de rest van het project? Is dat voldoende? Zijn er risico’s die moeten worden behandeld? Wat hebben we eerder afgesproken? Met de rapportage kunnen alle punten als hamerstuk worden behandeld en vastgelegd. Deze punten worden niet alleen plat weergegeven als vaststaan feit, maar worden aangevuld met onze verwachtingen van het vervolg. Wij hebben bij ISAAC in 20+ jaar al veel projecten gedraaid, dus weten al welke problemen we verder in het project mogelijk kunnen verwachten. Wat zijn de afhankelijkheden van derde partijen? Welke organisatorische uitdagingen voorzien wij? Verwachten we bij de lancering nog zaken die we vooraf moeten regelen? Door deze zaken nu al naar voren te halen, challengen we alle betrokkenen en halen we projecthindernissen tijdig weg.

Samen waardegedreven ontwikkelen

Door communicatie en controle op de projectvoortgang zorgen we voor projectsucces. En het succes van onze klant is ons succes. Een cliché, maar daardoor niet minder waar. Maar wanneer is een project een succes? En hoe sturen we richting dat succes? De governance momenten en maandelijkse rapportage zijn daarbij van groot belang. Rapporteren doe je om zaken echt inzichtelijk te maken. Een natuurlijk rustmoment om even in-depth onder de motorkap te kijken. Even uit de waan van het project en kijken waar we staan. Want er vallen altijd zaken te verbeteren. Kortom, zorg dus voor:

  • Een vaste overlegstructuur met een drieluik aan governance momenten: operationeel inzicht, tactische sturing en strategische focus;
  • Een rapportage die de juiste zaken inzichtelijk maakt;
  • Een gedegen Product Owner, die daadwerkelijk projectbeslissingen kan maken en goed is in stakeholder management.

En door echte aandacht op de juiste onderdelen, kunnen we samen gericht en waardegedreven ontwikkelen.

rudy.png
Meer info?

Wil je meer weten over project governance in onze Agile projecten? Rudy helpt je graag.

Neem contact op