E-commerce & PIM: hoe je in 2021 het meeste uit productinformatie haalt

Met steeds meer doelgroepen, verschillende omnichannel kanalen en grote concurrentie, is het een must om op het juiste moment de juiste informatie over je producten te presenteren. Het beheer van productinformatie is voor veel bedrijven daardoor belangrijker, maar ook uitdagender geworden. Volledige en goede productinformatie draagt namelijk niet alleen bij aan een optimale customer journey, maar levert ook meer conversie op en dus meer omzet op. En doordat je op voorhand klanten beter informeert, leidt het in veel gevallen ook nog tot minder retouren. Een Product Information Management systeem (PIM) is daarbij uiteraard onmisbaar. Maar hoe helpt een PIM-systeem? En hoe richt je het goed in, zodat je het meeste uit je productinformatie managementstrategie haalt? Consultant Rudy van Haandel deelt tips en inzichten.

Productinformatie in webshop op smartphone

Je herkent vast één of meerdere van deze uitdagingen. Productinformatie staat in verschillende systemen of Excels, al dan niet gekoppeld aan de webshop. Productdata komt niet op de juiste manier in de catalogus terecht. Je verkoopkanalen hebben actuele informatie nodig en genereren anders zelf hun teksten. Hetzelfde product staat op vier verschillende manieren online. Producten hebben meerdere of veel configuratieopties. Er zijn mensen van verschillende afdelingen, vijf systemen en flink wat tijd nodig om een product online te krijgen. Er is geen controle over productdata op marketplaces, omdat externen of resellers dat online zetten. Het koopgedrag is complex(er) en vereist vanuit een omnichannel strategie consistente productinformatie over alle kanalen en touch points. En zo zijn er nog wel wat meer uitdagingen van een vergelijkbare strekking op te noemen die we regelmatig horen. Eigenlijk allemaal dingen die te maken hebben met efficiëntie, kwaliteit en effectiviteit.

De basis van PIM op orde?

Een PIM-systeem helpt je om de productinformatie te centraliseren en brengt bijvoorbeeld een ERP, e-commerceplatform, datapools, database met afbeeldingen en/of video’s en Excel-bestanden samen. Maar met de aanschaf van het systeem alleen ben je er nog niet helemaal. De basis voor een optimale return uit je PIM-systeem valt en staat namelijk met de optimalisatie van de juiste processen. Want de implementatie is de automatisering van een aantal processen. Een PIM-systeem werkt volgens drie vaste stappen:

  1. Centraliseren: welke informatiebronnen zijn er, bijvoorbeeld een ERP, systemen van importeurs, Excellijsten en meer. Hoe brengen we die informatie samen? Welke informatie is leidend bij dubbele content? Hoe kunnen we deze processen automatiseren en welke producthiërarchie(ën) gaan we gebruiken?
  2. Verrijken: welke informatie moet nog er nog worden toegevoegd? Wie is daarvoor verantwoordelijk en hoe verloopt dat proces? Welke productkenmerken moeten er per productgroep worden ingevuld? Welke vertalingen zijn er nodig of welke afbeeldingen moeten er bijvoorbeeld worden gekoppeld?
  3. Publiceren: wie heeft welke productinformatie nodig? Hoe gaan we publiceren? Zijn er ook printmedia die moeten worden gevuld of zijn het alleen online kanalen?

Heb je deze stappen in kaart gebracht en op een effectieve manier geïmplementeerd? Dan heb je in ieder geval de basis op orde. En een gerichte start om verder te optimaliseren.

Een PIM dat bij je bedrijf past

Ieder PIM-systeem kan uiteraard voorzien in de kernfunctionaliteiten van een PIM: centraliseren, verrijken en publiceren. Maar afhankelijk van de context van jouw bedrijf, doelen en processen, zijn er wel verschillen om rekening mee te houden. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Aanpassingsvermogen: als je eenmaal tooling hebt gekozen, dan wil je daar meestal voorlopig even mee vooruit kunnen. Dat geldt ook zeker voor een PIM. Het is daarom belangrijk om een PIM te kiezen die past bij jouw huidige bedrijfsprocessen, maar ook kan meegroeien en aanpassen aan nieuwe kanalen die jullie in de toekomst wellicht gaan introduceren. Kies een PIM die dat aanpassingsvermogen kan bieden, bijvoorbeeld door de productvisie, eigenschappen en product roadmap kritisch te beoordelen.
  • Procesautomatisering en business rules: tijdrovende taken automatiseren, zodat je geen tijd meer verspilt aan handmatige acties, klinkt waarschijnlijk als muziek in de oren. Bijvoorbeeld als het gaat om grote hoeveelheden producten, complexe productdata en hiërarchieën of snelheid van updates en wijzigingen die handmatig niet zijn op te volgen. Als dat belangrijk voor jullie is, selecteer dan een PIM-systeem die tijdrovende en repetitieve taken automatiseert en bulkacties uit handen neemt. Het team kan zich dan weer richten op zaken waarmee ze het verschil maken.
  • Flexibiliteit en gebruiksgemak: het klinkt misschien als een no-brainer, maar toch soms één die over het hoofd wordt gezien. Een PIM-systeem kan precies de functionaliteiten hebben die jullie zoeken. Maar als de interface, waarin mensen dagelijks moeten werken, niet gebruiksvriendelijk is en ze de functionaliteiten misschien niet eens allemaal kunnen vinden, heb je niet het juiste pakket te pakken. Hetzelfde geldt voor integratiegemak met andere tooling. Een PIM hoort naadloos samen te werken met de rest van je tech stack. Het is immers de linking pin tussen (veel) verschillende systemen en processen.
  • Geavanceerd role en access management: Agility en time-to-market zijn eigenlijk net zo belangrijk als de accuraatheid en consistentie van je productinformatie. Je wil daarom graag role en access management op een professionele manier kunnen inrichten. Specifieke rollen voor alle soorten gebruikers: collega’s die product copy maken, externen die misschien vertalen, leveranciers die informatie leveren over hun producten of gebruikers die werk aan producthiërarchie bijvoorbeeld. En doordat alle type gebruikers specifieke toegang hebben, maak je het niet alleen voor gebruikers makkelijker, maar bespaar je ook tijd en geld.

Om in 2021 het meeste uit je productinformatie managementstrategie te halen, is het verstandig om de keuze voor een PIM te baseren op de behoeften van je bedrijf. Om te bepalen wat een passend product is, tekenen we de architectuur uit en bepalen de datastromen. Doordat je bestaande bedrijfsprocessen in kaart brengt, kun je al een stuk eenvoudiger bepalen welk PIM-product er nou echt bij jouw bedrijf past.

Akeneo PIM

Bij ISAAC maken we veel gebruik van Akeneo. Voor veel bedrijven is Akeneo een geschikte oplossing, zowel B2B als B2C. Een Akeneo PIM heeft een brede aanpasbaarheid voor veel soorten bedrijfsprocessen. Maar het is ook dusdanig flexibel dat het makkelijk meegroeit en meebeweegt in (toekomstige) bedrijfsontwikkelingen. Dat zie je bijvoorbeeld ook terug in het feit dat er geen limiet zit op publicatiekanalen. Daarnaast wordt het gebruikersgemak van Akeneo geroemd, wat weer zorgt voor een goede acceptatie door gebruikers.

SIBO Fluidra is een voorbeeld van een project waarin de kracht van de Akeneo PIM wordt benut. SIBO Fluidra heeft ervoor gezorgd dat alle kennis over hun producten, door alle lagen van de organisatie, centraal werd samengebracht. Klanten kunnen daardoor via alle kanalen direct op weg worden geholpen en krijgen altijd up-to-date, verrijkte productinformatie. De Akeneo PIM is daarmee de ‘single point of truth’ geworden als het aankomt op productinformatie van de ruim 15.000 producten in het assortiment van SIBO Fluidra.

"De Magento webshop gecombineerd met de PIM ontzorgt de interne organisatie en biedt perfecte aansluiting met de diverse markten waarin we actief zijn. Het automatiseren van de orderstroom, uitbreiden van de online productinformatie en het bestelgemak stimuleren de groei van onze organisatie."

Jan Mikkers - Marketing Manager, SIBO Fluidra

Een optimale return uit je productinformatie managementstrategie valt en staat dus met de juiste keuzes, gebaseerd op de behoeften en doelen van jouw bedrijf. Grip krijgen op bestaande bedrijfsprocessen en helder hebben welke uitdagingen een PIM-systeem gaat oplossen, zijn belangrijke uitgangspunten voor de juiste keuzes. Als je in staat bent om die dingen goed af stemmen op het systeem dat je kiest, heb je een flinke stap vooruit gezet.

rudy.png
Meer informatie over productinformatie management?

Wil je sparren over jouw productinformatie vraagstuk of de keuze van een geschikte PIM voor jouw bedrijf? Rudy helpt je graag!

Neem contact op