Privacy Statement
Visitor Administration Tool

Welkom bij ISAAC!

Langs deze weg informeert ISAAC u over de persoonsgegevens die ISAAC in het kader van de visitor administration tool verwerkt.

Waarom heeft ISAAC uw persoonsgegevens voor de afspraak nodig?

ISAAC heeft uw persoonsgegevens nodig om de afspraak in te plannen en soepel te laten verlopen. Bij aanvang dient u zich bij de receptie van ISAAC te melden en te registeren. Dit is nodig zodat ISAAC weet wie u bent, met wie u een afspraak heeft en welke ruimte voor u is voorzien. Ook moeten ISAAC en eventuele hulpverleners weten wie zich op welk moment bij ISAAC bevinden in geval onverhoopte calamiteiten en om over ISAAC’s en uw veiligheid en eigendommen te kunnen waken.

ISAAC wil uw aanmelding en registratie zo eenvoudig mogelijk maken. Daarom heeft ISAAC een softwaretool ontwikkeld om dit proces te automatiseren; de Visitor Administration Tool.

Hoe werkt de Visitor Administration Tool?

Als u de e-mailuitnodiging voor de afspraak bij ISAAC accepteert, weet ISAAC dat u zich op een bepaald tijdstip zult melden en registreren. De Visitor Administration Tool zoekt vervolgens op internet naar een profielfoto van u. Dit is een profielfoto die u zelf op internet heeft geplaatst, bijvoorbeeld op social media, of op uw bedrijfswebsite. Uw profielfoto wordt tijdelijk (7 jaar) opgeslagen in een database. Op de balie van de receptie van ISAAC staat een tablet met camera. Met gezichtherkenningsoftware, die is gekoppeld aan de database, kunt u met een enkele handeling automatisch aanmelden en registreren. En als u het pand verlaat, kunt u uitchecken met diezelfde handeling.

Welke persoonsgegevens heeft ISAAC nodig en hoe komt ISAAC daaraan?

Om de afspraak als zodanig in te plannen, heeft ISAAC uw naam, e-mailadres, gegevens over het bedrijf waarvoor u werkt en eventuele overige contactgegevens van u nodig. Deze gegevens zijn door u zelf aan ISAAC verstrekt. U bent niet verplicht deze informatie te verstrekken, maar als u de informatie niet verstrekt, kan dat van negatieve invloed op het succesvol maken of laten verlopen van de afspraak.

Uw profielfoto heeft ISAAC nodig om u automatisch via de Visitor Administration Tool aan te melden en te registreren wanneer u voor de eerste keer het pand bezoekt. ISAAC haalt uw profielfoto van (websites van) derden.

Op welke grondslag verwerkt ISAAC deze persoonsgegevens?

Uw naam, e-mailadres, gegevens van het bedrijf waarvoor u werkt en eventuele overige contactgegevens heeft ISAAC nodig om een overeenkomst met u uit te (kunnen) voeren. Uw profielfoto heeft ISAAC nodig om uw aanmelding en registratie voor de afspraak via de Visitor Administration Tool mogelijk te maken. Dit laatste dient gerechtvaardigde belangen van ISAAC, namelijk het belang van ISAAC het haar gasten zo makkelijk mogelijk te maken zich aan te melden en te registreren en het belang om haar gasten op laagdrempelige wijze te tonen hoe softwareoplossingen die ISAAC biedt in de praktijk creatief en effectief kunnen worden toegepast.

Kan ik me ook bij ISAAC melden en registeren zonder de Visitor Administration Tool?

Jazeker. Als u bezwaar heeft tegen de verwerking van uw persoonsgegevens via de Visitor Administration Tool kunt u dat aan ISAAC melden. Na ontvangst van uw melding zal ISAAC uw profielfoto uit haar database verwijderen.

Is er meer informatie over verwerking van persoonsgegevens?

Hiervoor is aan u informatie gegeven over verwerking van persoonsgegevens die specifiek betrekking heeft op het maken en bevestigen van afspraken bij ISAAC via e-mail. Algemene informatie over verwerking van persoonsgegevens door ISAAC kunt u hier raadplegen. Daar treft u onder andere informatie aan over wie ISAAC precies is en hoe contact met ISAAC kan worden opgenomen, de bewaartermijnen van persoonsgegevens, uw rechten, door ISAAC getroffen beveiligingsmaatregelen, eventuele doorgifte van persoonsgegevens naar landen buiten de EU of eventuele verstrekking van persoonsgegevens aan derden en over overige verwerkingsdoeleinden en verwerkingsgrondslagen.